Checklist
Wat moet wanneer gebeuren?

Vijf maanden van tevoren

Opstellen van conceptprogramma.

Nagaan van financieringsmogelijkheden bij school.

Gesprek met schoolleiding en zo nodig extra subsidie aanvragen.

Navragen van alle belangrijke data bij andere secties en collega's.

Gesprek met collega's en andere secties over (inhoudelijke) samenwerking. Bespreken mogelijkheid het project in de lessen te integreren.

Contact zoeken met (regionale / landelijke) krant.

Contact zoeken met potentiële workshopleiders.

School in Berlijn zoeken en benaderen.

Reisleiding bepalen. Wie doet de begeleiding in Nederland en wie gaat er mee naar Berlijn? 

Vier maanden van tevoren

Leerlingen voor/van de schoolkrantredactie selecteren.

Taken binnen de redactie verdelen: wie is waarvoor verantwoordelijk (tekst, fotografie, lay-out, hoofd- en eindredactie)?

Schoolbezoek in Berlijn vastleggen, datum en contactpersoon.

Verzekeringen uitzoeken.

Totale kosten berekenen (reis, onderdak, activiteiten, druk krant).

Onderdak in Berlijn regelen ( Hostel The Circus).

Subsidieaanvraag voor begeleidende docent indienen bij Plato. 

Drie maanden van tevoren

Vervoer naar Berlijn regelen.

Stadsgidsen en websites over Berlijn bekijken.

Informatie over de stad samenstellen (Dit kan de redactie zelf doen; is tevens een eerste oefening. Goede stukken kunnen ook later in de krant worden opgenomen).

Programmaonderdelen bedenken (kan de redactie als opdracht zelf doen).

Thema's verzinnen (inhoudelijke voorbereiding van de redactie).

Contact leggen met scholieren Berlijn (elkaar per e-mail interviewen?).

Schriftelijke toestemming aan ouders vragen. Leerlingenformulier laten invullen (bereikbaarheid van ouders, telefoonnummers, verzekeringen checken, dieetwensen en kopieën paspoorten/identiteitspapieren vragen).

Twee maanden van tevoren

Redactieoverleg: Hoe groot wordt de krant? Thema's vastleggen en taken verdelen: wie schrijft wat? Welke interviews worden gehouden? (Van tevoren de schoolpartner hiervan op de hoogte stellen).

Voortgang organisatie controleren.

Eventuele invallers bedenken.

Reisdocumenten in orde? (tickets en kopieën van identiteitspapieren).

Eventuele eetgelegenheden doornemen (afstanden onderling goed bekijken).

Programma samenstellen.

Alle redactieleden maken werkstuk over zelfgekozen thema Berlijn.

Contact leggen met drukker (als de krant niet in de school kan worden gedrukt), afspraken maken over datum en vorm aanlevering kopij, datum levering krant en oplage.   

Een maand van tevoren

Definitief programma vaststellen.

Organisatie met redactie en begeleiding doornemen: wie doet wat op welke dag?

Gedragsregels doornemen met redactie en begeleiding.

Vaststellen wie wat meeneemt (camera, fototoestel, documenten etc.)
Wel/geen mobiele telefoon mee?

Definitieve tijd en plaats van vertrek en terugkomst meedelen aan alle betrokkenen.

Adressenlijst voor verblijf en uitwisselingsprogramma verdelen aan ouders en deelnemers, incl. belangrijke noodnummers en een kaart van Berlijn.

Kamerindeling maken en de redacteuren hierover informeren.

Iedereen lijstje met 'Hoe en wat in het Duits' en belangrijke telefoonnnummers.

Inpaklijst samenstellen en aan de redacteuren geven / aan de ouders sturen.

Twee weken van tevoren

Verifiëren van alle gemaakte afspraken met de redactie, schoolleiding, ouders en contacten in Berlijn.

Laatste bespreking met de redactie en begeleiding.

Neem vooral alle relevante faxen, brieven en bevestigingen van afspraken en reserveringen mee!

Geschenken laten kopen voor de schoolleiding en andere betrokkenen in Berlijn.

Informatiepakket met foto's samenstellen van de eigen school (voor scholieren Berlijn).